Hay muchas empresas que descuidan la llevanza de los libros oficiales societarios, o no proceden a su permanente actualización. La normativa mercantil establece esta obligación que cobra relativa importancia, sobre todo , en procesos de auditorias legales o en actuaciones tributarias con el propósito de comprobar , bien los acuerdos societarios y/o financieros tomados por la junta o el órgano de administración, bien la situación accionarial de la compañía.
Órgano responsable de la llevanza
La llevanza de los libros oficiales societarios corresponde al órgano de administración de la sociedad y, dicha obligación , viene recogida tanto en el Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas ( TRLSA) como en la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada ( LSRL).
Clases de libros societarios.
Entre los libros oficiales societarios que deben llevarse, encontramos:
–El libro de actas. En este libro han de constar todos los acuerdos tomados por las juntas generales ordinarias y extraordinarias y demás órganos colegiados de la sociedad, como por ejemplo el consejo de administración.
–El libro de registro de acciones nominativas en las Sociedades Anónimas y en las comanditarias por acciones. En este libro se debe inscribir a los titulares de las acciones, las sucesivas transferencias de éstas, con expresión del nombre, apellidos, razón social, nacionalidad y domicilio de los sucesivos titulares, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre las mismas.
–El libro de registro de socios en las Sociedades de Responsabilidad Limitada. En dicho libro se debe inscribir a los titulares de las participaciones sociales en los mismos términos que en el caso anterior.
Ambos libros de registro deben estar siempre a disposición de cualquier socio que desee examinarlo.
-El libro de registro de contratos celebrados entre el socio único y la sociedad unipersonal. Este libro debe recoger la transcripción íntegra de los contratos celebrados entre el socio único y la sociedad; de no ser así , podrían ser considerados inexistentes con respecto a los acreedores del socio único o de la sociedad unipersonal insolventes.
Lugar de presentación de los Libros.
Los citados libros deben presentarse para su legalización en el Registro Mercantil de la provincia donde la sociedad tiene establecido su domicilio social.
Para finalizar , destacar, por un lado, la creciente tendencia de los organismos públicos a solicitar los libros con el propósito de comprobar la situación societaria de la compañía y , por otro, la creciente actividad legislativa que afecta a la organización empresarial en sociedades mercantiles; por todo ello y , a modo de conclusión, consideramos más que recomendable que el órgano de administración atienda las obligaciones formales exigidas por la normativa mercantil.
Xavier Santiago
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