Al llarg dels anys, una empresa acumula molta documentació (factures, albarans, declaracions d’impostos, nòmines, assegurances socials, etc.), I arriba un moment que els arxius estan a vessar. Pot destruir sense més tota aquesta documentació?
La llei obliga els empresaris a conservar, degudament ordenats, els llibres, la documentació i els justificants de les seves operacions durant un mínim de 6 anys (comptats des del darrer assentament realitzat en els llibres).
Per contra, el termini que Hisenda té per veure els teus declaracions fiscals, és de quatre anys (des de la data de presentació), tal com veieu és inferior.
Aquesta disparitat de criteris porta a un confusionisme, però no ens podem fiar del termini de quatre anys perquè podem trobar-nos amb l’aplicació de la prescripció fiscal: El còmput de la suma d’anys pot haver-se interromput, i quan això passa els quatre anys tornen a comptar des d’aquesta interrupció.
Descrivim dos exemples de prescripció fiscal:
1. Vostè s’adona d’un error en alguna declaració i presenta una declaració complementària. A partir d’aquesta presentació, es computaria novament quatre anys.
2. Pot passar que li comuniquin l’inici d’una inspecció, però que està quedi paralitzada: els quatre anys es computarien des de la data de l’última actuació inspectora.
Encara que la llei, com hem indicat anteriorment, fixa un termini general de conservació de la documentació de sis anys, les normes fiscals poden obligar a mantenir en el seu poder la documentació per un termini superior.
En l’àmbit de l’Impost de Societats quan una operació té incidència en els exercicis futurs, haurà de mantenir els documents en el seu poder fins que ja no puguin revisar aquests exercicis. Per exemple:
1. Si en un exercici obté pèrdues, haurà de conservar tota la documentació fins que les hagi compensat totalment (la llei atorga fins a 15 anys). I un cop compensades les pèrdues, haurà d’esperar quatre anys més, fins que Hisenda ja no pugui revisar l’exercici en què s’hagi producte la compensació.
2. Si un actiu s’amortitza ha de conservar la factura de compra fins que ja no puguin revisar el darrer exercici en què s’hagi imputat l’amortització.
En referència a l’IVA, quan s’adquireixen béns d’inversió el valor superi els 3.005,06 euros (seran utilitzats en l’activitat per un període de temps superior a un any), s’ha de conservar les factures d’adquisició un mínim de 9 anys si es tracta de béns mobles i de 14 anys si es tracta de béns immobles.
Allò que s’ha exposat ens porta a que, molt probablement, tindrem tots els nostres arxius plens de documentació que no és possible destruir per diversos motius. De tota manera els avenços tecnològics i en el camp de la informàtica estan facilitant, cada vegada més, l’arxiu de tota la documentació administrativa d’una empresa.
La llei obliga els empresaris a conservar, degudament ordenats, els llibres, la documentació i els justificants de les seves operacions durant un mínim de 6 anys (comptats des del darrer assentament realitzat en els llibres).
Per contra, el termini que Hisenda té per veure els teus declaracions fiscals, és de quatre anys (des de la data de presentació), tal com veieu és inferior.
Aquesta disparitat de criteris porta a un confusionisme, però no ens podem fiar del termini de quatre anys perquè podem trobar-nos amb l’aplicació de la prescripció fiscal: El còmput de la suma d’anys pot haver-se interromput, i quan això passa els quatre anys tornen a comptar des d’aquesta interrupció.
Descrivim dos exemples de prescripció fiscal:
1. Vostè s’adona d’un error en alguna declaració i presenta una declaració complementària. A partir d’aquesta presentació, es computaria novament quatre anys.
2. Pot passar que li comuniquin l’inici d’una inspecció, però que està quedi paralitzada: els quatre anys es computarien des de la data de l’última actuació inspectora.
Encara que la llei, com hem indicat anteriorment, fixa un termini general de conservació de la documentació de sis anys, les normes fiscals poden obligar a mantenir en el seu poder la documentació per un termini superior.
En l’àmbit de l’Impost de Societats quan una operació té incidència en els exercicis futurs, haurà de mantenir els documents en el seu poder fins que ja no puguin revisar aquests exercicis. Per exemple:
1. Si en un exercici obté pèrdues, haurà de conservar tota la documentació fins que les hagi compensat totalment (la llei atorga fins a 15 anys). I un cop compensades les pèrdues, haurà d’esperar quatre anys més, fins que Hisenda ja no pugui revisar l’exercici en què s’hagi producte la compensació.
2. Si un actiu s’amortitza ha de conservar la factura de compra fins que ja no puguin revisar el darrer exercici en què s’hagi imputat l’amortització.
En referència a l’IVA, quan s’adquireixen béns d’inversió el valor superi els 3.005,06 euros (seran utilitzats en l’activitat per un període de temps superior a un any), s’ha de conservar les factures d’adquisició un mínim de 9 anys si es tracta de béns mobles i de 14 anys si es tracta de béns immobles.
Allò que s’ha exposat ens porta a que, molt probablement, tindrem tots els nostres arxius plens de documentació que no és possible destruir per diversos motius. De tota manera els avenços tecnològics i en el camp de la informàtica estan facilitant, cada vegada més, l’arxiu de tota la documentació administrativa d’una empresa.
Para ampliar esta información consulte con Asesoría Fiscal
_____________________________________
Mas información contactando con Asesoría Gremicat 
