Seguro que alguna vez nos hemos hecho esta pregunta, sobre cuánto tiempo tenemos que conservar la documentación fiscal de la empresa.
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La respuesta la vamos a encontrar en el articulo 30 del Código de Comercio: los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la empresa deben conservarse, durante 6 años, a partir del último asiento contable realizado en los mismos.
Esta obligación mercantil se extiende tanto a los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), así como a los libros no obligatorios (por ejemplo, el mayor, registros de IVA, etc), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los libros (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc).
Aun cuando se produzca el cese de la actividad por el empresario individual, la obligación de conservación de los libros, documentación y justificantes contables persiste en el plazo indicado de 6 años. En el caso de fallecimiento del empresario, traslada esta obligación a sus herederos legales. Y para el caso de disolución de la sociedad, traslada la obligación a los liquidadores.
A efectos fiscales de acuerdo con la Ley General Tributaria (art. 66 a 70) los libros de contabilidad, así como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en los libros (incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal), deben conservarse, al menos, durante un plazo de 4 años.
En conclusión: El plazo en el que debe conservar toda la documentación contable y fiscal de un ejercicio es de 6 años desde la fecha del ultimo apunte contable (al ser este plazo mercantil más largo que el fiscal de 4 años).
Es recomendable, guardar de manera separada las facturas de los elementos de inmovilizado que le generan gasto por amortización, y toda la documentación relativa a ejercicios en los que se ha declarado base imponible negativa en el IS (ya que en estos casos, el plazo de deber de conservación de la documentación puede exceder de los 6 años).
Para ampliar esta información consulta con Asesoria fiscal
