El 30 de abril finaliza el plazo reglamentario para presentar ante el Registro Mercantil los libros contables para su legalización de aquellas empresas que cierren el ejercicio fiscal el 31-12 de cada año.
La finalidad de la legalización es «precintar» la información contenida en los libros para que no se pueda manipular posteriormente. El archivo y custodia de estos Libros, que son secretos, corresponden a la Empresa.
El incumplimiento de legalizar los libros contables de la empresa tiene unas consecuencias que pueden ser muy graves para el administrador de la empresa y para la propia empresa.
El administrador, si la empresa presentara concurso por no poder atender sus obligaciones y resulta que no ha legalizado los libros oficiales, sería causa de derivación de responsabilidad por no cumplir con sus obligaciones y mostrar dejación. Las deudas que no pudiera pagar la empresa se le exigirían al administrador.
La sociedad, ante la ausencia de libros contables legalizados, pierde toda credibilidad y el registro de sus operaciones que pretenden reflejar la realidad no tiene ninguna fuerza legal ya que la no legalización no garantiza una información registrada en su momento de forma inalterable o manipulable. Esto se traduce en que la Inspección de Hacienda a falta de documentos que lo acrediten podría utilizar otros métodos a base de estimaciones para llegar a sus conclusiones que la contabilidad expresa fielmente pero al no estar legalizada la Administración desprecia según sus intereses. Justificar un pago o un cobro en efectivo sin tener una contabilidad legalizada es materialmente imposible y por tanto puede la operación quedar cuestionada con las implicaciones que conlleva (posible consideración de falsedad en documento mercantil)
Por todo ello hemos de considerar que con la legalización de los libros de contabilidad, además de cumplir con una obligación, nos cargamos de seguridad jurídica ante posibles requerimientos de prueba que nos puedan solicitar.
La legalización de apunte por apunte ofrece una gran transparencia que no es recomendable ya que el nivel de compromiso en lo que enseñamos podría ser una arma en contra nuestra, por lo que es aconsejable legalizar la contabilidad con asientos resumen de varias operaciones y estos asientos quedan respaldados con otros libros auxiliares que no son preciso legalizarlos. De esta manera, cumpliendo con la obligación legal no asumimos un nivel de compromiso que nos puede dejar en evidencia a nosotros mismos.
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