Segur que alguna vegada ens hem fet aquesta pregunta, sobre quant temps hem de conservar la documentació fiscal de l’empresa.
[texto_central]
La resposta la trobem a l’article 30 del Codi de Comerç: els llibres, correspondència, documentació i justificants concernents a l’empresa han de conservar-se, durant 6 anys, a partir de l’últim assentament comptable realitzat en els mateixos.
Aquesta obligació mercantil s’estén tant als llibres obligatoris (diari, inventari i comptes anuals i si escau, llibre d’actes, registre d’accions nominatives i de socis), així com als llibres no obligatoris (per exemple, el major, registres d’IVA, etc), a més de la documentació i justificants en què se suportin les anotacions registrades en els llibres (factures emeses i rebudes, tiquets, factures rectficatives, documents bancaris, etc).
Tot i que es produeixi el cessament de l’activitat per l’empresari individual, l’obligació de conservació dels llibres, documentació i justificants comptables persisteix en el termini indicat de 6 anys. En el cas de defunció de l’empresari, trasllada aquesta obligació als seus hereus legals. I per al cas de dissolució de la societat, trasllada l’obligació als liquidadors.
A efectes fiscals d’acord amb la Llei General Tributària (art. 66 a 70) els llibres de comptabilitat, així com els suports documentals que justifiquin les anotacions registrades en els llibres (inclosos els programes i arxius informàtics i qualsevol altre justificant que tingui transcendència fiscal), han de conservar-se, almenys, durant un termini de 4 anys.
En conclusió: El termini en el qual ha de conservar tota la documentació comptable i fiscal d’un exercici és de 6 anys des de la data de l’ultimo anotació comptable (en ser aquest termini mercantil més llarg que el fiscal de 4 anys).
És recomanable, guardar de manera separada les factures dels elements d’immobilitzat que li generen despesa per amortització, i tota la documentació relativa a exercicis en els quals s’ha declarat base imposable negativa en el IS (ja que en aquests casos, el termini de deure conservació de la documentació pot excedir dels 6 anys).
Per ampliar aquesta informació consulta amb Assesoria fiscal
